Dokumentacja pracownicza 2024

10.00 Rozpoczęcie szkolenia

Ogólne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Dokumentacja pracownicza – jej skład i zasady archiwizacji dokumentacji – zmiany w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy
3. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji kontynuacji zatrudnienia
4. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji ponownego zatrudnienia pracownika – stanowiska resortu pracy i PIP
5. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej – podwójny obowiązek informacyjny dla pracowników – stanowisko MRPiT

Trudne przypadki w prowadzeniu Akt osobowych

1. Dwie teczki Akt Osobowych a zbiorcze świadectwo pracy – stanowisko MRPiPS
2. Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu - stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy
3. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych – stanowisko MRPiT
4. Duplikat czy kopia – na wniosek pracownika lub byłego pracownika - stanowisko

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

1. Ogólny podział dokumentacji w sprawach stosunku pracy oraz przechowywanie dokumentacji w sposób przyjęty u pracodawcy
2. Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy a dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi – najczęstsze błędy w archiwizacji

Dokumenty, które nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej

1. Przykłady dokumentów, które nie powinny być archiwizowane w dokumentacji pracowniczej – stanowiska UODO,PIP, Ministerstwa pracy
2. Konsekwencje dla pracodawcy za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – parametry temperatury i wilgotności – stanowisko MRPiPS i PIP
3. Postępowanie przy usuwaniu danych nadmiarowych – stanowiska UODO

Dokumentacja pracownicza a zmiany w kodeksie pracy w związku z badaniem trzeźwości, pracą zdalną, przejrzystymi warunkami zatrudnienia oraz work-life balance

1. Dokumentacja związana z wprowadzeniem pracy zdalnej – wniosku, oświadczenia, zgody – miejsce przechowywania
2. Dokumentacja związana z wprowadzeniem badania trzeźwości – miejsce archiwizacji protokołu z badania czy zawsze Część E akt osobowych?
3. Archiwizacja dokumentacji związanej z work-life balance i przejrzystymi warunkami zatrudnienia – w części B Akt osobowych czy w Dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy
4. Zmiany w prawie pracy a dokumenty: Umowa o pracę, Informacja o warunkach zatrudnienia, Świadectwo pracy – stanowiska resortu pracy i PIP

14.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidziana jest 30-minutowa przerwa lunchowa.

Dokumentacja pracownicza w praktyce

10.00 Rozpoczęcie szkolenia

10.00-13.00 Dokumentacja pracownicza w praktyce

• Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – podział dokumentacji pracowniczej
• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy
• Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej – szczególne przypadki
• Stanowiska UODO a przechowywanie kopii dokumentów w aktach osobowych - jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu
• Dokumenty, które nie powinny być archiwizowane w Dokumentacji pracowniczej - co zrobić z dokumentacją nadmiarową
• Dokumentacja związana z pracą zdalną, badaniem trzeźwości, nowymi uprawnieniami rodzicielskimi – miejsce archiwizacji w związku ze zmianami w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej
• Nowe dokumenty przechowywane w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy
• Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych
• Najczęstsze błędy w prowadzeniu oraz przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
• Sankcje prawne za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie w niewłaściwy sposób – kontrola UODO lub PIP
• Dokumentacja pracownicza - studium przypadku

13.00-13.20 Część praktyczna – zadania i ćwiczenia

• Wspólne rozwiązywanie przykładowych zadań z zakresu dokumentacji pracowniczej

13.20-14.00 Sesja pytań i odpowiedzi

14.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidziana jest 30-minutowa przerwa.

Dokumentacja pracownicza po zmianach kodeksu pracy 2023

10.00 Rozpoczęcie szkolenia

1. Ogólne zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku ze zmianami kodeksu pracy
   • Wnioski papierowe lub elektroniczne a Akta osobowe prowadzone wyłącznie w postaci papierowej
   • Zasady dołączania dokumentacji wytworzonej papierowo do postaci elektronicznej oraz zasady dołączania dokumentacji elektronicznej do postaci papierowej stanowisko resortu pracy
   • Miejsce przechowywania dokumentacji związanej z pracą zdalną
   • Archiwizacja protokołów z kontroli trzeźwości – Część C,D czy E Akt osobowych
   • Dokumentacja związana z bardziej przejrzystymi warunkami zatrudnienia – propozycja praktycznych rozwiązań w archiwizacji dokumentów
   • Uprawnienia rodzicielskie/ dni wolne na siłę wyższą/urlop opiekuńczy – miejsce archiwizacji dokumentacji – Akta osobowe czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
2. Praca zdalna – rodzaje, zasady udzielania, wnioski, archiwizacja dokumentacji pracowniczej
   • Regulamin pracy zdalnej
   • Ocena ryzyka zawodowego/ Zasady BHP w pracy zdalnej
   • Procedura ochrony danych osobowych w pracy zdalnej / oświadczenia pracownika
   • Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę/ oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych/cofnięcie pracy zdalnej
   • Porozumienie o pracy zdalnej stałej – oświadczenia pracownika
   • Wniosek o pracę zdalną hybrydową – oświadczenia pracownika/wniosek o zaprzestaniu pracy zdalnej
   • Praca zdalna okazjonalna – oświadczenia (ochrona danych osobowych/ocena ryzyka/instrukcja bhp/stanowisko pracy)
3. Badanie trzeźwości przez pracodawcę – cel, grupa osób, zasady przeprowadzania, przechowywanie dokumentacji pokontrolnej
   • Regulamin pracy – zapisy dotyczące monitoringu trzeźwości pracowników
   • Informacja o wprowadzeniu badania trzeźwości/oświadczenie pracownika
   • Informacja o niedopuszczeniu pracownika do pracy
   • Oświadczenie pracownika o odmowie poddania się badaniu trzeźwości
   • Oświadczenie osoby przeprowadzającej badania i świadka o podjęciu próby przeprowadzenia badania
   • Protokół z badania trzeźwości na zawartość alkoholu wraz z pouczeniem że badania nie przeprowadza się przed upływem 15 minut od zakończenia spożywania alkoholu i palenia wyrobów tytoniowych/ protokół na obecność środków działających podobnie do alkoholu
4. Dokumentacja pracownicza związana z wprowadzeniem przejrzystych warunków zatrudnienia
   • Nowe elementy umów o pracę - omówienie konkretnych zmian w zapisach w umowie o pracę
   • Umowa na okres próbny – przygotowanie dokumentu krok po kroku
   • Informacja o warunkach zatrudnienia – przykładowe zapisy w dokumencie w szczególności związane z wymiarem czasu pracy, systemu czasu pracy, orzeczeniem o niepełnosprawności, stanem ciąży itp.
   • Informacja o zmianie adresu – przykładowy dokument
   • Wniosek pracownika o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia - dane
   • Wzór wniosku pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy – podstawowe elementy dokumentu
   • Wniosek pracownika o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, wolnych stanowiskach pracy
   • Wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej (wraz z deklaracją o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy)
   • Wzór wniosku pracownika o urlop opiekuńczy (w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych)
5. Uprawnienia rodzicielskie – zmiany w udzielaniu urlopów rodzicielskich
   • Wniosek dotyczące uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do tych wniosków

14.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidziana jest 30-minutowa przerwa lunchowa.

Dokumentacja pracownicza w świetle stanowisk Ministerstwa Pracy, PIP, UODO

9.30 Rozpoczęcie szkolenia

1. Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – okres przechowywania dokumentacji, podział dokumentacji pracowniczej
2. Skierowanie na badania – PESEL czy data urodzenia, archiwizacja skierowań i orzeczeń lekarskich
3. Dane osobowe osoby ubiegającej się o pracę i pracownika – dane obowiązkowe i dane tylko za zgodą kandydata/pracownika (telefon prywatny, e-mail, osoba do kontaktu w razie wypadku, książeczka wojskowa, dane rodziny)
4. Dane osobowe a ZFŚS
5. Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu
6. Forma i warunki umowy o pracę – problemy z określeniem miejsca świadczenia pracy, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe, dane osoby zastępującej w umowie na zastępstwo, czym są przyczyny obiektywne zawarcia kolejnej umowy o pracę
7. Wypowiedzenie zmieniające/porozumienie zmieniające – jakim dokumentem możemy zmienić rodzaj umowy o pracę
8. Archiwizacja w aktach osobowych wypowiedzenia zmieniającego w przypadku niezłożenia i złożenia odmowy przyjęcia nowych warunków umowy o pracę
9. Świadectwo pracy – termin wystawienia, sprostowanie, duplikat, odpis, kopia
10. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, archiwizacja świadectwa pracy – szczególne przypadki
11. Czy obowiązkowo tworzymy część D, gdy nie udzieliliśmy kary porządkowej, zacieranie kary porządkowej
12. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – główny podział
13. Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy, czy można prowadzić ją w papierze i elektronicznie
14. Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla pracowników pracujących zdalnie
15. Urlopy wypoczynkowe a inne nieobecności w pracy – miejsce archiwizacji dokumentacji
16. Karta wynagrodzeń – czy dokumentacja płacowa prowadzona i archiwizowana jest wyłącznie w postaci elektronicznej
17. Ewidencja odzieży roboczej – przez kogo jest prowadzona i gdzie archiwizowana
18. Sposoby potwierdzania obecności w pracy przez pracowników pracujących zdalnie
19. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej – obowiązki informacyjne dla pracowników
20. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych
21. Dokumenty, które nie powinny być archiwizowane w dokumentacji pracowniczej (PIT2, zwolnienia chorobowe, potrącenia komornicze itp.)
22. Warunki przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

15.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidujemy dwie przerwy 15 minutowe oraz jedną przerwę 30 minutową. Godziny przerw zostaną ustalone z Ekspertem podczas szkolenia.

Specyfika zarządzania kadrami w firmach produkcyjnych i transportowych - dzień 1

9:30 Rozpoczęcie warsztatów

9:30 Wybrane zagadnienia dotyczące rozliczania czasu pracy

• Nowe zasady dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy – jak pracodawcy radzą sobie we wdrażaniu przepisów obowiązujących już od 1 stycznia 2019
• Elastyczne podejście do wyznaczania w zakładzie pracy w porze nocnej, godzin określających niedziele i święta – jego wpływ na rozliczanie czasu pracy
• Metody ustalania nadgodzin wynikających z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej
• Doba pracownicza a jej wpływ na kwalifikacje godzin nadliczbowych – praca na przykładach
• Roczny i tygodniowy limit godzin nadliczbowych – interpretacje w wyliczaniu maksymalnej liczby
• Sposoby rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych – bezwzględny wymóg odbioru dnia wolnego /wybór rekompensaty dodatkiem lub czasem wolnym
• Orzecznictwo SN dotyczące planowania i rozliczania czasu pracy

Iwona Wołkiewicz, Ekspert Prawa Pracy, Trener, Wykładowca

12:30 Przerwa na lunch

13:00 Dokumentacja pracownicza w świetle stanowisk Resortu pracy, SN, PIP, UODO

• Podstawowe zmiany dotyczące prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Archiwizacja i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej -
• Dane osobowe osoby ubiegającej się o pracę a dane osobowe niezbędne do wystawienia skierowania na badania lekarskie
• Dokumenty pracownika - kopia czy „do wglądu” – przetwarzanie danych osobowych w niezbędnych do uprawniań pracowniczych  
• Elektronizacja dokumentacji pracowniczej - przełamując opór – usprawnienie procesu pracy z dziale HR

Iwona Wołkiewicz, Ekspert Prawa Pracy, Trener, Wykładowca

14.40 Przerwa kawowa

14.55 Dokumentowanie wypadków w pracy zdalnej

• Zdefiniowanie wypadku w pracy zdalnej
• Najczęstsze problemy pracodawców ze stwierdzaniem takiego wypadku
• Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji
• Wypadki w pracy zdalnej na podstawie case study

Martyna Dziedzic, adwokat w dziale Prawa Pracy w SDZLEGAL SCHNIDHLEM

16:00 Zakończenie pierwszego dnia warsztatów

Forum Kadr 2021

9.00 Rozpoczęcie Forum Kadr 2021

Rafał Szary, menedżer projektów, INFOR PL S.A.

9.10 Restrukturyzacja w firmie w dobie kryzysu i jej wpływ na zadania kadrowe zgodnie z aktualnymi przepisami

dr Paulina Sołtys, Radca prawny, Of Counsel w Kancelarii adwokatów i radców prawnych Aliant® Krzyżowska

• Jakie obowiązki kadrowe muszą być spełnione w sytuacji restrukturyzacji w firmie
• Przepisy tarcz antykryzysowych ora zmiany wynikające z kodeksu pracy dotyczące restrukturyzacji kadrowej
• Likwidacja stanowisk, zmniejszenie stanu zatrudnienia – jak tego dokonać zgodnie z prawem i przedstawić pracownikom
• Zmniejszenie wynagrodzenia – obowiązki pracodawcy i prawa pracowników
• Zmniejszenie etatu – obowiązki pracodawcy i prawa pracowników

10.30 Przerwa na kawę

10.45 Dokumentacja Pracownicza  w świetle stanowisk UODO i MRPiPS (MRPiT)

Iwona Wołkiewicz, Ekspert Prawa Pracy, Trener, Wykładowca

• Aktualne przepisy dotyczące gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
• Ochrona danych osobowych w dokumentacji pracowniczej
• Co można gromadzić w dokumentacji pracowniczej
• Stanowiska Ministerstwa Pracy
• Stanowiska UODO

12.05 Przerwa na lunch

12.35 Praca zdalna – zmiany wynikające z tarcz antykryzysowych, planowane zmiany w kodeksie pracy

Paula Koczara, Radca prawny, Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird; Bartosz Mazurek, Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird

• Co po pandemii? Powrót do biura czy praca zdalna?
• Porównanie telepracy z najnowszym projektem pracy zdalnej – omówienie najważniejszych zmian
• Miejsce świadczenia pracy zdalnej - ograniczenia i potencjalne konsekwencje ubezpieczeniowe i podatkowe dla pracowników i pracodawców
• Koszty pracy zdalnej
• Praca zdalna a BHP – obowiązki i zakres kontroli pracodawcy oraz odpowiedzialność pracownika
• Praca zdalna a zasada równego traktowania pracowników i prawo do bycia offline

13.55 Przerwa na kawę

14.10 Czas pracy – rozwiązania pocovidowe. Nowy ład w organizacji.

Piotr Wojciechowski, Adwokat, Ekspert specjalizujący się w prawie pracy

• Czy praca będzie dalej zdalna?
• Hybrydowy czas pracy
• Zadaniowy czas pracy po covidzie
• Zarządzanie godzinami nadliczbowymi na odległość
• Trening umiejętności – identyfikacja nadgodzin

15.30 Zakończenie konferencji

Nawiązywanie i rozwiązywanie umów cywilnoprawnych

W trakcie szkolenia przewidujemy:

• dwie 15-minutowe przerwy kawowe
• 30 minutową przerwę obiadową