Dokumentacja pracownicza 2024

10.00 Rozpoczęcie szkolenia

Ogólne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Dokumentacja pracownicza – jej skład i zasady archiwizacji dokumentacji – zmiany w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy
3. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji kontynuacji zatrudnienia
4. Kontynuacja dokumentacji pracowniczej / obowiązek założenia nowej dokumentacji pracowniczej w sytuacji ponownego zatrudnienia pracownika – stanowiska resortu pracy i PIP
5. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej – podwójny obowiązek informacyjny dla pracowników – stanowisko MRPiT

Trudne przypadki w prowadzeniu Akt osobowych

1. Dwie teczki Akt Osobowych a zbiorcze świadectwo pracy – stanowisko MRPiPS
2. Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu - stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy
3. Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych – stanowisko MRPiT
4. Duplikat czy kopia – na wniosek pracownika lub byłego pracownika - stanowisko

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

1. Ogólny podział dokumentacji w sprawach stosunku pracy oraz przechowywanie dokumentacji w sposób przyjęty u pracodawcy
2. Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy a dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi – najczęstsze błędy w archiwizacji

Dokumenty, które nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej

1. Przykłady dokumentów, które nie powinny być archiwizowane w dokumentacji pracowniczej – stanowiska UODO,PIP, Ministerstwa pracy
2. Konsekwencje dla pracodawcy za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – parametry temperatury i wilgotności – stanowisko MRPiPS i PIP
3. Postępowanie przy usuwaniu danych nadmiarowych – stanowiska UODO

Dokumentacja pracownicza a zmiany w kodeksie pracy w związku z badaniem trzeźwości, pracą zdalną, przejrzystymi warunkami zatrudnienia oraz work-life balance

1. Dokumentacja związana z wprowadzeniem pracy zdalnej – wniosku, oświadczenia, zgody – miejsce przechowywania
2. Dokumentacja związana z wprowadzeniem badania trzeźwości – miejsce archiwizacji protokołu z badania czy zawsze Część E akt osobowych?
3. Archiwizacja dokumentacji związanej z work-life balance i przejrzystymi warunkami zatrudnienia – w części B Akt osobowych czy w Dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy
4. Zmiany w prawie pracy a dokumenty: Umowa o pracę, Informacja o warunkach zatrudnienia, Świadectwo pracy – stanowiska resortu pracy i PIP

14.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidziana jest 30-minutowa przerwa lunchowa.

Iwona Wołkiewicz Ekspert Prawa Pracy