Dokumentacja pracownicza po zmianach kodeksu pracy 2023

10.00 Rozpoczęcie szkolenia

1. Ogólne zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku ze zmianami kodeksu pracy
   • Wnioski papierowe lub elektroniczne a Akta osobowe prowadzone wyłącznie w postaci papierowej
   • Zasady dołączania dokumentacji wytworzonej papierowo do postaci elektronicznej oraz zasady dołączania dokumentacji elektronicznej do postaci papierowej stanowisko resortu pracy
   • Miejsce przechowywania dokumentacji związanej z pracą zdalną
   • Archiwizacja protokołów z kontroli trzeźwości – Część C,D czy E Akt osobowych
   • Dokumentacja związana z bardziej przejrzystymi warunkami zatrudnienia – propozycja praktycznych rozwiązań w archiwizacji dokumentów
   • Uprawnienia rodzicielskie/ dni wolne na siłę wyższą/urlop opiekuńczy – miejsce archiwizacji dokumentacji – Akta osobowe czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
2. Praca zdalna – rodzaje, zasady udzielania, wnioski, archiwizacja dokumentacji pracowniczej
   • Regulamin pracy zdalnej
   • Ocena ryzyka zawodowego/ Zasady BHP w pracy zdalnej
   • Procedura ochrony danych osobowych w pracy zdalnej / oświadczenia pracownika
   • Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę/ oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych/cofnięcie pracy zdalnej
   • Porozumienie o pracy zdalnej stałej – oświadczenia pracownika
   • Wniosek o pracę zdalną hybrydową – oświadczenia pracownika/wniosek o zaprzestaniu pracy zdalnej
   • Praca zdalna okazjonalna – oświadczenia (ochrona danych osobowych/ocena ryzyka/instrukcja bhp/stanowisko pracy)
3. Badanie trzeźwości przez pracodawcę – cel, grupa osób, zasady przeprowadzania, przechowywanie dokumentacji pokontrolnej
   • Regulamin pracy – zapisy dotyczące monitoringu trzeźwości pracowników
   • Informacja o wprowadzeniu badania trzeźwości/oświadczenie pracownika
   • Informacja o niedopuszczeniu pracownika do pracy
   • Oświadczenie pracownika o odmowie poddania się badaniu trzeźwości
   • Oświadczenie osoby przeprowadzającej badania i świadka o podjęciu próby przeprowadzenia badania
   • Protokół z badania trzeźwości na zawartość alkoholu wraz z pouczeniem że badania nie przeprowadza się przed upływem 15 minut od zakończenia spożywania alkoholu i palenia wyrobów tytoniowych/ protokół na obecność środków działających podobnie do alkoholu
4. Dokumentacja pracownicza związana z wprowadzeniem przejrzystych warunków zatrudnienia
   • Nowe elementy umów o pracę - omówienie konkretnych zmian w zapisach w umowie o pracę
   • Umowa na okres próbny – przygotowanie dokumentu krok po kroku
   • Informacja o warunkach zatrudnienia – przykładowe zapisy w dokumencie w szczególności związane z wymiarem czasu pracy, systemu czasu pracy, orzeczeniem o niepełnosprawności, stanem ciąży itp.
   • Informacja o zmianie adresu – przykładowy dokument
   • Wniosek pracownika o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia - dane
   • Wzór wniosku pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy – podstawowe elementy dokumentu
   • Wniosek pracownika o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, wolnych stanowiskach pracy
   • Wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej (wraz z deklaracją o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy)
   • Wzór wniosku pracownika o urlop opiekuńczy (w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych)
5. Uprawnienia rodzicielskie – zmiany w udzielaniu urlopów rodzicielskich
   • Wniosek dotyczące uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do tych wniosków

14.00 Zakończenie szkolenia

W trakcie szkolenia przewidziana jest 30-minutowa przerwa lunchowa.

Iwona Wołkiewicz Ekspert Prawa Pracy