KSeF – aspekty prawne i techniczne

Szczegółowy program:

1. Jak przygotować się do KSeF?

·     Jakie czynności przygotowawcze należy wykonać przed wdrożeniem KSeF?

·     Omówienie poszczególnych czynności, które należy wykonać przy wdrożeniu KSeF: nadanie uprawnień, pobranie certyfikatu KSeF, weryfikacja posiadanych narzędzi uwierzytelniających itd.

·     Jakie kary grożą za niewystawianie faktur w KSeF?

2. Proces wystawienia e-faktury w KSeF

·     Jak wystawić e-fakturę?

·     Jak wygląda proces wystawiania e-faktury w komercyjnym programie do fakturowania?

·     Czy po przesłaniu faktury KSeF dokonuje jej weryfikacji?

·     Czym jest numer KSeF i z czego się składa?

·     Jaki jest termin wystawienia e-faktury?

·     Czy mogę przesłać e-fakturę do KSeF dopiero po kilku dniach od jej wygenerowania we własnym systemie do fakturowania?

3. Korzystanie z KSeF na przykładzie Aplikacji Podatnika udostępnionej przez MF

·     Do czego służy Aplikacja Podatnika i jak z niej korzystać?

·     Jak zalogować się do Aplikacji Podatnika?

·     Prezentacja sposobu wystawiania faktur przy użyciu Aplikacji Podatnika

·     Kto może korzystać z Aplikacji Podatnika?

·     Jak nadać uprawnienia za pomocą Aplikacji Podatnika?

·     Czy konieczne jest korzystanie z Aplikacji Podatnika?

4. Uprawnienia w KSeF

·     Czy jako podatnik muszę zgłosić się do KSeF?

·     Czy muszę upoważnić pracownika do korzystania z KSeF?

·     Jakie ryzyka wiążą się z przyznaniem osobom i podmiotom dostępu do KSeF?

·     Jak nadaje się uprawnienia w KSeF? (poprawiono średnik na znak zapytania)

·     Jak i komu nadać uprawnienie za pomocą formularza ZAW-FA?

·     Czy podatnik prowadzący JDG może złożyć formularz ZAW-FA?

·     Czy mogę korzystać z KSeF bez nadawania komukolwiek uprawnień?

5. Proces wystawiania faktur w trybach offline

·     Kiedy stosuje się tryby offline?

·     Na czym polega tryb offline24 i kto może go stosować?

·     Kiedy tryb offline nie pozwala na wydanie faktury kupującemu?

·     Na czym polega tryb offline z powodu niedostępności KSeF oraz kiedy się go stosuje?

·     Zasady stosowania trybu offline spowodowanego awarią KSeF

·     Jaki jest termin na dosłanie faktury do KSeF po jej wystawieniu w trybie offline?

·     Jakie kary grożą za nieprawidłowe stosowanie trybów offline?

·     W którym trybie można wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne (w PDF)?

6. Faktury zakupowe w KSeF

·     Czy otrzymam z KSeF informację o wystawionej dla mnie fakturze zakupowej?

·     Ryzyko otrzymywania tzw. faktur scamowych – jak sobie z tym radzić?

·     Kiedy uznaję e-fakturę za otrzymaną? Czy muszę ją pobrać z KSeF?

·     Jakie są zasady odliczania VAT z faktur zakupowych wystawionych przy użyciu KSeF?

·     Czy w KSeF znajdę wszystkie faktury zakupowe?

·     Czy w 2026 r. mogę uznać paragon z NIP nabywcy za fakturę?

7. Obowiązek wystawiania e-faktur dla polskich podatników

·     KSeF u czynnych podatników VAT

·     Jak czynny podatnik VAT ma przekazać e-fakturę podmiotowi niekorzystającemu z KSeF?

·     Jakie okresy przejściowe przewidziano dla podatników?

·     Okres przejściowy dla faktur o niskiej wartości oraz wystawianych przy użyciu kas fiskalnych

·     Jak przekazać e-fakturę kontrahentom zagranicznym (np. przy WDT, eksporcie towarów, eksporcie usług)?

·     Wyłączenia dotyczące polskich podatników (usługi finansowe, SOTI rozliczane w IOSS)

·     Czy sprzedaż konsumencka musi/może być fakturowana w KSeF?

8. KSeF a podmioty zagraniczne

·     Kiedy podmiot zagraniczny musi wystawiać e-faktury w KSeF?

·     Co decyduje o konieczności wystawiania e-faktur w KSeF u podmiotów zagranicznych – fakt posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej czy też rejestracja do VAT w Polsce?

·     Jak będą wystawiać faktury podmioty zagraniczne jedynie zarejestrowane do VAT w Polsce?

·     Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej?

9. Jak zbudowana jest schema e-faktury?

·     Format e-faktur

·     Informacje na temat budowy schemy e-faktury, jej pól

·     Omówienie węzłów e-faktury:

o  Węzeł Nagłówek

o  Węzeł Podmiot 1 (sprzedawca)

o  Podmiot 2 (nabywca)

o  Podmiot 3

o  Podmiot Upoważniony

o  Węzeł Faktura (omówienie części głównej, dodatkowych oznaczeń i adnotacji, części dotyczącej korekt oraz wierszy e-faktury)

o  Węzeł Rozliczenie

o  Węzeł Płatność

o  Węzeł Zamówienie

o  Węzeł Warunki Transakcji (umowy i zamówienia oraz warunki transportu)

o  Stopka faktury

o  Węzeł Załącznik

·     Aspekty techniczne przesyłania e-faktur

10. Pozostałe istotne elementy systemu

·     Kody QR – do czego służą, kiedy należy je umieścić na fakturze i jak się je generuje?

·     Certyfikat KSeF – czym jest i jak go pobrać z KSeF?

·     Wymóg wskazywania numeru KSeF faktury w przypadku płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności oraz zwykłych przelewów

·     Czym jest identyfikator zbiorczy faktur wystawionych w KSeF?

·     Skrócony termin zwrotu VAT

·     Zmiany dotyczące wystawiania faktur korygujących oraz ich ujmowania